Paiements, quittances et reçus : la différence

Rattacher le paiement au bon loyer

Chaque paiement se rattache à un loyer appelé. Indiquez la date réelle d’encaissement, le montant, le mode de paiement et, si vous en avez une, une référence de virement. C’est cette précision qui rend le solde du locataire lisible, et défendable le jour où il est contesté.

Loyers → Encaissement

Quittance ou reçu : ce qui les sépare

Une quittance n’est produite que si le loyer de la période est intégralement réglé : elle atteste que plus rien n’est dû pour ce mois. Si le locataire ne verse qu’une partie, Bailys produit un reçu, qui prouve l’encaissement, précise qu’il ne vaut pas quittance et porte le solde restant dû. La distinction protège les deux parties : une quittance délivrée alors qu’il reste un solde laisse présumer que le loyer a été payé.

Pour un logement, la quittance est délivrée gratuitement dès que le locataire la demande (loi n° 89‑462, art. 21) ; Bailys imprime cette référence sur les quittances des baux d’habitation. Les quittances des autres baux portent la seule mention « Délivrée à titre gratuit ».

Un loyer réglé en plusieurs fois

• Enregistrez chaque versement séparément, à sa date.
• Laissez le solde se recalculer au fil des versements.
• La quittance est émise quand le total couvre le loyer appelé.

Quand une aide au logement est versée en tiers payant, la part de l’organisme et la part du locataire apparaissent séparément sur le document.

La preuve voyage avec le document

Quittances et reçus portent un identifiant, un lien de vérification et un code à scanner, imprimés en pied de page ; leur empreinte est enregistrée à l’émission. Ce lien permet de vérifier un exemplaire sans exposer la moindre donnée personnelle. Voir Vérifier un document.

Sources

• Loi n° 89‑462 du 6 juillet 1989 (art. 21, quittance), Légifrance

Guide relu avec ses sources le 27/09/2026.