Vérifier un document

À quoi sert la vérification

Une quittance, un bail ou un état des lieux circule : le locataire l’envoie à sa banque, à un organisme social, parfois à un juge. Celui qui la reçoit n’a aucun moyen de savoir si le PDF qu’il tient est bien celui qui a été généré. La vérification répond à cette seule question, et publiquement.

Ce qui est imprimé sur les documents

Quittances, reçus, baux, actes de cautionnement, états des lieux et la plupart des courriers générés avec Bailys portent en pied de page un identifiant unique, un lien de vérification et un code à scanner qui mène au même lien. L’empreinte du fichier est calculée et enregistrée quand le document est généré ; changer une virgule dans un exemplaire suffit à produire une empreinte différente. Une empreinte différente est normale pour un exemplaire imprimé, signé ou scanné : seul le fichier PDF, tel que transmis, se compare.

Les documents de travail restent hors de ce dispositif : dossier fiscal, attestations remises aux associés, décompte de régularisation des charges.

Vérifier en trois gestes

1. Scanner le code, ouvrir le lien imprimé, ou aller sur la page de vérification.
2. Coller l’identifiant si vous partez de la page.
3. Lire la réponse : la nature du document, sa date, son état, un repère sans nom ni montant (la période pour une quittance, la date de réalisation pour un état des lieux, la date de signature pour un bail signé) et l’empreinte enregistrée.

Page publique de vérification

Ce que le tiers ne voit jamais

La page ne renvoie ni le fichier, ni un nom, ni une adresse, ni un montant. Elle ne demande pas de compte et n’en crée pas. Un identifiant inconnu renvoie une réponse neutre, sans révéler si le document a existé. Elle dit si le document a été remplacé ou retiré, avec la date quand elle est enregistrée, jamais le motif.

Cette vérification ne dit ni si le document a été signé, ni s’il est valable : elle compare un fichier à celui généré avec Bailys.

Ce que vous pouvez répondre à un tiers

« Le lien et le code sont en bas du document, la vérification est gratuite et immédiate. » Rien d’autre n’est nécessaire : ni transmettre un autre exemplaire par un second canal, ni fournir un accès à votre espace.