1. Collecter le minimum nécessaire
Ne demandez que les pièces autorisées pour étudier un dossier locatif. Les documents interdits, comme un relevé bancaire complet ou une carte Vitale, ne doivent pas être collectés, même si le candidat les propose.
2. Séparer candidat, locataire et garant
Les durées de conservation ne sont pas les mêmes selon le statut du dossier. Un candidat refusé doit être purgé rapidement, alors que certaines pièces liées à un bail signé peuvent être conservées plus longtemps.
3. Informer clairement les personnes
- Expliquez pourquoi les données sont collectées.
- Indiquez combien de temps elles sont conservées.
- Donnez un contact pour exercer les droits RGPD.
- Tracez le consentement quand une quittance est envoyée par e-mail au locataire.
4. Répondre aux demandes RGPD
L'export "Mes données" permet de préparer une réponse structurée. Avant suppression, vérifiez toujours les obligations légales de conservation : les pièces comptables et certaines preuves ne peuvent pas disparaître immédiatement.