RGPD : quelles pièces demander, combien de temps les garder

Ne demander que les pièces autorisées

La liste des pièces qu’un bailleur peut réclamer à un candidat et à son garant est fermée par décret (décret n° 2015‑1437). Tout ce qui n’y figure pas ne doit pas être collecté, même si le candidat le propose : relevé de compte complet, carte Vitale, extrait de casier, dossier médical, attestation de bonne tenue de compte. Le bailleur qui en exige d’autres s’expose à une amende administrative (loi n° 89‑462, art. 22‑2). Une pièce reçue par erreur se détruit, elle ne se range pas.

Candidat, locataire, garant : des durées différentes

Le statut du dossier commande sa durée de conservation. Les pièces d’un candidat non retenu n’ont plus de finalité : la CNIL retient trois mois comme durée adaptée. Bailys purge d’office un dossier de candidat refusé ou abandonné trois mois après la décision. Les données d’un locataire en place et de son garant se gardent pendant le bail, puis en archive tant qu’une réclamation reste possible : Bailys retient cinq ans après la fin du bail, et dix ans pour les pièces comptables ; la purge de ces archives n’est pas encore automatisée.

Informer les personnes, simplement

• Dire pourquoi les données sont collectées.
• Dire combien de temps elles sont gardées.
• Donner un contact pour exercer les droits d’accès, de rectification et d’effacement.
• Recueillir l’accord exprès du locataire avant de lui envoyer ses quittances par e-mail (loi n° 89‑462, art. 21). Bailys n’envoie aucune quittance par e-mail sans cet accord.

Répondre à une demande

Un locataire, un garant ou un candidat peut demander l’accès à ses données ou leur effacement. Le locataire qui a un espace peut la faire depuis celui-ci ; sinon, transmettez-la au support, qui la traite. Depuis « Organisation → Vos données », vous préparez de votre côté un export complet de votre organisation. Un locataire ou un garant supprimé de votre espace est anonymisé d’office trente jours plus tard.

Organisation → Vos données

Avant toute suppression, vérifiez les obligations de conservation : quittances, baux et pièces comptables ne disparaissent pas sur demande. Le droit à l’effacement cède devant une obligation légale de conservation (RGPD, art. 17.3) : les données de la personne sont effacées de sa fiche, et les documents déjà émis restent en l’état.

Sources

• Futur locataire : justificatifs à donner au propriétaire, service-public.gouv.fr
• Référentiel de la CNIL relatif à la gestion locative (délibération n° 2021‑057)
• Loi n° 89‑462 (art. 21 et 22-2), Légifrance

Guide relu avec ses sources le 27/09/2026.