Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Irchad Aboussoiria, entrepreneur individuel (micro-entreprise), exerçant sous le nom commercial IAxium, SIRET 940 889 405 00012, dont le siège est situé 3 Chemin Colo Boy, 97600 Mamoudzou. Pour toute question relative à vos données, contactez-nous à [email protected].

Pour les données de gestion locative que chaque Organisation saisit dans le Service concernant ses locataires, garants et candidats, l'Organisation est responsable du traitement et Bailys agit en qualité de sous-traitant, dans les conditions de l'accord de sous-traitance de données personnelles (DPA) annexé aux CGU.

2. Données que nous traitons

Bailys traite, pour le compte de chaque Organisation :

• Données de compte : nom, e-mail, téléphone, organisation, journaux de connexion.
• Données de gestion locative : biens, baux, locataires et garants, paiements, quittances et documents.
• Données sensibles encadrées : revenus et pièces justificatives autorisées (chiffrées au repos). Les pièces interdites par le décret 2015-1437 sont bloquées par conception.
• Données techniques : adresse IP, type d'appareil, à des fins de sécurité et d'audit.

3. Finalités et bases légales

• Exécution du contrat : fourniture du Service, génération des documents, facturation.
• Obligation légale : conservation des pièces comptables, traçabilité (audit log).
• Intérêt légitime : sécurité, prévention de la fraude, amélioration du Service.
• Consentement : envois facultatifs (par exemple quittance par e-mail au locataire), tracé et révocable.

4. Durées de conservation

Les durées sont documentées par catégorie de donnée. À titre indicatif : les pièces des candidats refusés sont purgées après 3 mois ; les pièces comptables (quittances, paiements) sont conservées 10 ans ; les journaux d'audit 5 ans. Au-delà, les données sont supprimées ou anonymisées.

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont jamais vendues. Elles sont accessibles aux seuls membres autorisés de votre Organisation et à nos sous-traitants strictement nécessaires : hébergeur (Union européenne), prestataire de paiement Stripe, prestataire d'e-mail transactionnel et, pour l'assistant IA, Mistral AI (voir la section « Assistant IA » ci-dessous). Chaque sous-traitant est encadré par un accord conforme à l'article 28 du RGPD.

6. Assistant IA

Bailys propose un assistant conversationnel intégré, clairement identifié comme une intelligence artificielle dans l'interface. Sa finalité est de vous aider à utiliser le Service et à comprendre votre gestion locative : questions sur vos contrats, vos loyers et les règles applicables à vos biens. Son utilisation est entièrement facultative — le Service reste pleinement utilisable sans jamais y recourir.

• Sous-traitant : les questions posées et les données nécessaires à la réponse sont traitées par Mistral AI (France), via son interface de programmation, dans le cadre d'un accord conforme à l'article 28 du RGPD. Vos données ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles.
• Données transmises : uniquement les données de gestion strictement nécessaires à la question posée (par exemple noms, adresses des biens, montants et dates de bail). Les adresses e-mail, numéros de téléphone, coordonnées bancaires et numéros de sécurité sociale sont pseudonymisés avant tout envoi. Aucune pièce d'identité ni coordonnée bancaire complète n'est jamais transmise.
• Conservation : vos conversations sont conservées 12 mois, puis supprimées automatiquement. Vous pouvez supprimer chaque conversation à tout moment depuis votre espace, ou utiliser le mode « conversation temporaire », qui ne conserve rien à la fermeture.
• Vos droits : les droits décrits à la section « Vos droits » s'appliquent aux conversations ; l'export de vos données les inclut.

7. Transferts hors Union européenne

Les données sont hébergées en France (OVHcloud, Union européenne). Tout transfert éventuel hors UE serait encadré par les garanties appropriées (clauses contractuelles types).

8. Sécurité

Isolation stricte des données entre Organisations, chiffrement au repos des champs les plus sensibles (coordonnées bancaires, dates de naissance, revenus, pièces des dossiers candidats, références allocataires), chiffrement en transit (TLS), authentification à deux facteurs pour les rôles privilégiés, journalisation systématique des actions sensibles conservée 5 ans et URL de téléchargement signées à durée limitée.

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Vous pouvez :

• exporter vos données depuis votre espace (« Mes données », export ZIP) ;
• demander l'effacement d'un locataire (droit à l'oubli), dans le respect des obligations légales de conservation ;
• nous écrire à [email protected].

10. Cookies

Bailys n'utilise que des cookies strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du Service (session, authentification). Aucun cookie publicitaire ou de traçage tiers n'est déposé.

11. Modifications

Cette politique peut évoluer. Toute modification substantielle vous sera notifiée et la date de mise à jour ci-dessus sera révisée.

12. Contact et réclamation

Pour exercer vos droits : [email protected]. Vous avez par ailleurs le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).