Importer vos biens, locataires et baux depuis un fichier

Trois imports, dans cet ordre

Un bail a besoin d’un bien et d’un locataire déjà présents pour se rattacher à eux. L’ordre est donc imposé : vos biens, puis vos locataires, puis vos baux. Chaque import part du bouton posé en haut du registre correspondant : « Importer des biens », « Importer des locataires », « Reprendre des baux ». Ce dernier n’apparaît qu’une fois un premier bien créé.

Patrimoine → Biens

Le fichier d’exemple, puis vos colonnes

Depuis la fenêtre d’import, téléchargez le fichier d’exemple : il porte toutes les colonnes attendues et une ligne remplie. Vous pouvez aussi déposer votre propre fichier tel quel : une étape vous fait alors associer chacune de vos colonnes à celles de Bailys. Vos en-têtes peuvent garder leurs noms.

Association des colonnes

Ce que chaque fichier demande

• Biens : type de bien, adresse, code postal et ville sont exigés. La référence, le caractère meublé et le loyer indicatif sont facultatifs ; sans référence, Bailys en génère une.
• Locataires : le nom suffit. Un locataire déjà présent avec la même adresse e-mail est mis à jour plutôt que recréé, ce qui rend un second passage sans danger.
• Baux : référence du bien, type de bail, date de prise d’effet et loyer hors charges, plus l’e-mail ou le nom du locataire. Les charges, leur mode, le jour d’échéance et le dépôt de garantie sont facultatifs. Le loyer de référence et le loyer de référence majoré le sont aussi, sauf dans une commune où les loyers sont encadrés.

Ce qui est vérifié ligne par ligne

Rien n’est écrit avant les contrôles. Une ligne qui les échoue est écartée, les autres passent. Sont refusés :

• une référence de bien déjà utilisée, ou une référence de bien introuvable ;
• un locataire introuvable, ou un nom partagé par plusieurs locataires ;
• un dépôt de garantie au-dessus du plafond du régime (loi n° 89‑462, art. 22, 25-6 et 25-17) ;
• dans une commune où les loyers sont encadrés, un bail sans loyer de référence et loyer de référence majoré, ou dont le loyer de base dépasse ce dernier (loi n° 2018‑1021, art. 140) ;
• un bail qui chevauche un bail déjà actif sur le même bien ;
• sur l’offre Découverte, les biens au-delà du premier.

Le code postal et la ville servent à retrouver la commune, qui décide de la zone tendue et de l’encadrement. Une adresse que le référentiel ne reconnaît pas passe quand même : complétez-la ensuite depuis la fiche du bien.

Locations → Baux

Après l’import

L’import s’exécute en arrière-plan : une notification vous annonce le nombre de lignes reprises et, s’il y a lieu, le nombre de lignes en échec. Ces dernières reviennent dans un fichier téléchargeable portant le motif de chacune. Corrigez, puis redéposez ce seul fichier.

Un bail repris est créé actif. Ses loyers sont appelés depuis la date de prise d’effet jusqu’au mois courant, dans la limite de douze mois. Les mois déjà écoulés forment l’historique du bail : ils ne sont jamais comptés comme impayés. Ce que le locataire doit encore d’avant se déclare une fois, en reprise de solde, depuis la fiche du bail.

Ce que l’import ne reprend pas

La reprise est volontairement étroite : un seul locataire par bail, des baux d’habitation uniquement, ni garant, ni colocataire, ni aide au logement. Un bail de local, de parking, de terrain ou un bail rural se crée donc à la main, depuis le bien. Les photos, les diagnostics, les documents déjà émis et l’historique des paiements ne passent pas non plus par le fichier : ils se déposent ensuite depuis chaque fiche. Pour un logement, surface et nombre de pièces sont posés à une valeur minimale et se complètent sur la fiche du bien.

Un patrimoine large gagne à être importé par lots : un immeuble, un contrôle des lignes en échec, puis l’immeuble suivant.